Primeiros passos: células, linhas e colunas

Quem abre o Excel pela primeira vez vê uma grade enorme e vazia, e é normal não saber por onde começar. A boa notícia: toda planilha, da lista de compras ao modelo financeiro de uma empresa, é feita das mesmas peças. Conhecendo essas peças, o resto fica muito mais fácil.

Pasta de trabalho e abas

O arquivo do Excel (aquele que termina em .xlsx) se chama pasta de trabalho. Dentro dela ficam as planilhas, que aparecem como abas na parte de baixo da tela: Planilha1, Planilha2 e assim por diante.

• Para criar uma aba nova, clique no + ao lado das abas.
• Para renomear, dê dois cliques no nome da aba e digite, por exemplo, Vendas ou Custos.
• Para mudar a ordem, arraste a aba com o mouse.

Uma dica de organização: use uma aba para cada assunto. Em um modelo de negócio é comum ter uma aba para parâmetros, outra para custos e outra para o resumo.

Colunas, linhas e células

A grade é formada por colunas, identificadas por letras (A, B, C…), e linhas, identificadas por números (1, 2, 3…). Cada quadradinho onde uma coluna cruza com uma linha é uma célula.

Toda célula tem um endereço: primeiro a letra da coluna, depois o número da linha. A célula na coluna B e na linha 3 é a B3. O endereço da célula selecionada aparece na Caixa de Nome, à esquerda da barra de fórmulas.

Curiosidade: uma planilha tem 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. A última coluna se chama XFD. Você nunca vai precisar de tudo isso, mas espaço não falta.

Intervalos: várias células de uma vez

Um grupo de células vizinhas é um intervalo. Ele é escrito com dois-pontos entre a primeira e a última célula: C2:C4 quer dizer “da C2 até a C4”. Um intervalo pode ter várias colunas, como A1:D4, que é a tabela inteira do exemplo acima.

Você vai usar intervalos o tempo todo nas fórmulas. Por exemplo, =SOMA(C2:C4) soma a quantidade de flores das três linhas.

Para selecionar um intervalo com o mouse, clique na primeira célula e arraste até a última. Com o teclado, segure Shift e use as setas.

Digitar, corrigir e apagar

1. Clique em uma célula e simplesmente comece a digitar.
2. Aperte Enter para confirmar e descer, ou Tab para confirmar e ir para a direita.
3. Para corrigir sem apagar tudo, selecione a célula e aperte F2. O cursor aparece dentro do texto.
4. Para apagar o conteúdo, aperte Delete.
5. Errou? Ctrl + Z desfaz a última ação.

Repare que o Excel alinha texto à esquerda e números à direita. Se um número ficou à esquerda, provavelmente o Excel entendeu como texto, e ele não vai entrar nas contas. Isso costuma acontecer quando se digita um espaço junto ou se usa ponto no lugar da vírgula decimal.

Inserir e excluir linhas e colunas

Clique com o botão direito no número da linha (ou na letra da coluna) e escolha Inserir ou Excluir. A linha nova entra acima da selecionada; a coluna nova entra à esquerda. As fórmulas que já existem se ajustam automaticamente.

Atalhos para andar pela planilha

Ctrl + seta

pula até o fim dos dados naquela direção

Ctrl + Home

volta para a célula A1

Ctrl + Espaço

seleciona a coluna inteira

Shift + Espaço

seleciona a linha inteira

Ctrl + Page Down

vai para a próxima aba

Exercício: sua primeira tabela

Abra uma pasta de trabalho nova e monte a tabela de compras de uma floricultura:

1. Na linha 1, escreva os títulos: Data em A1, Flor em B1, Qtd. em C1, Preço (R$) em D1 e Total (R$) em E1.
2. Nas linhas 2 a 4, preencha três compras, como no exemplo acima.
3. Em E2, digite =C2*D2 e aperte Enter. O Excel multiplica a quantidade pelo preço.
4. Selecione E2, segure o quadradinho no canto inferior direito da célula e arraste até E4. A fórmula é copiada para as outras linhas.
5. Em E5, digite =SOMA(E2:E4) para ver o total das compras.
6. Renomeie a aba para Compras e salve com Ctrl + S.

Pronto: você já sabe se localizar no Excel, digitar dados e até usou as duas primeiras fórmulas. Na próxima lição vamos aprofundar em SOMA, MÉDIA e SE.

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